Una conferencia, la inauguración de una tienda, la presentación de un producto, el evento anual de la empresa o hasta un concierto requieren de un largo proceso para planificarlo y que sea todo un éxito. Si necesitas planificar alguno de estos eventos descubrirás que debes invertir decenas de horas, te estresarás y probablemente no sepas como cubrir ciertas cosas, lo que te llevará a gastar de más o que el día fracase. Para evitar esto, lo mejor es acudir con organizadores de eventos CDMX, quienes te ayudarán durante toda la planificación y que no tengas que preocuparte por nada.

Contratar un organizador de eventos puede parecer, para muchas personas, un gasto innecesario y adicional, sobre todo cuando se trata de eventos empresariales, donde las empresas cuentan con un presupuesto limitado y prefieren usar a su personal. Sin embargo, precisamente es lo contrario. Un planificador de eventos puede ahorrarte grandes cantidades de dinero, en proporción al tamaño de tu evento, asegurarte que todo salga de acuerdo con lo planificado e inclusive tener planes de acción en caso de que ocurra algún inconveniente.

Por ello, antes de comenzar la planificación de un evento empresarial, ten en cuenta que la cantidad total de dinero que terminarás por pagar puede exceder, lo que de otro modo hubieras pagado; mientras que con el servicio de un organizador de eventos podrás ver ahorros significativos. Esto se debe a que puedes beneficiarte de muchos descuentos y convenios a los que tiene acceso un organizador.

Aquí hay cinco formas en que un planificador de eventos puede ahorrarte dinero y te convencerá de que acudas con uno, como los de Productonika:

Red profesional

El trabajo de los organizadores de eventos CDMX se distinge por contar con una red de proveedores y vendedores con los que tratan regularmente y ayudan propocionando desde lugares hasta proveedores de catering, entre otros. Esta relación especial le permite al organizador obtener descuentos y ofertas que puedes no obtener, al ir directamente con los proveedores.

Por ejemplo, un proveedor puede darle una cotización de $40,000.00 por encargarse del catering para un evento pequeño. Sin embargo, un organizador de eventos que comparte el historial con el mismo proveedor o incluso mejores que pueden dar el mismo paquete, quizás pueda obtener el mismo servicio por solo $32,000. Esto te beneficia porque pagas menos por lo que deseas y los ahorros pueden ir a la tarifa del planificador de eventos.

Ahorro en costos hoteleros

Si a tu evento asistirán invitados que vienen de fuera de la Ciudad, necesitarás donde hospedarlos. Los costos de hoteles adecuados para invitados a un evento ejecutivo pueden ser muy altos, lo que puede reducir su presupuesto rápidamente. En cambio, con un organizador, se pueden realizar la reservación de un bloque de habitaciones con un hotel específico, junto con una sala de conferencias dentro del propio hotel. Para ahorrar en costos, puedes pedirle a tu planificador de eventos que le reembolse la comisión que él podría obtener normalmente del hotel. Esto puede ahorrarle una gran cantidad de dinero, dependiendo del tamaño de tu evento.

Además, los organizadores tienen fuertes relaciones con los gerentes de ventas de hoteles, por lo que es más probable que obtengan un mejor trato que tú y tus invitados, lo que da un plus de profesionalidad y servicio en el evento que deseas organizar.

Habilidades de negociación

Los organizadores de eventos CDMX , saben lo que es importante para el lugar que reservará, y debería poder negociar un contrato de beneficio mutuo tanto para ti como para el lugar. Por ejemplo, el organizador puede negociar servicios complementarios, tarifas reducidas en las habitaciones, mejoras o quizás uso gratuito de las salas de reuniones más pequeñas.

Descuentos adicionales

Debido a que los organizadores de eventos manejan múltiples eventos, los vendedores y proveedores valoran su negocio y, a menudo, ofrecen mejores precios con un descuento especial para el planificador de eventos. Puedes preguntarle a tu planificador de eventos si los descuentos adicionales que obtienen pueden transferirse a tu evento, lo que te ayudará a ahorrar y no salirte del presupuesto que tienes destinado.

Tiempo y estrés

Dicen que el tiempo es dinero, y un planificador de eventos te ahorra mucho tiempo para que puedas hacer otras cosas que pueden ser más importantes para el evento, como seleccionar la lista de invitados, encontrar conferencistas, comunicarte con invitados especiales o simplemente realizar tus tareas diarias en la empresa, que podrías haber descuidado por organizar el evento.

También tienes la tranquilidad de saber que alguien se ocupa de los detalles del evento de manera profesional y se preparará para cualquier situación, como cuando algún proveedor llega tarde, llegan más invitados a los que tenías contemplado o es un evento al aire libre y comienza a llover.

De igual manera, te evitará mucho estrés. La mayoría de las personas que organizar un evento por su cuenta, afirman que puede ser muy estresante buscar proveedores, lugares y no salirse del presupuesto. Con el organizador adecuado, no tendrás que preocuparte por eso.

Si estás en búsqueda de organización de eventos México para una conferencia, inauguración, presentación de productos o cualquier otro, te invitamos a comunicarte con Productonika, somos un equipo con una amplia experiencia de más de 12 años en la organización de congresos y convenciones en México.

Nuestro equipo les generará una solución especializada para cada tipo de evento y nos encargamos de todo el proceso, desde la ubicación de la sede, idea creativa, pre- y postproducción de contenidos y materiales de video. Hacemos uso de lo último en tecnología, como la renta de pantallas de LED en gran formato, uno de nuestros servicios más solicitados, sin dejar de mencionar el look and feel del evento, resaltado por la construcción de escenografías y display, acompañado de un sistema de iluminación y de audio que va de acuerdo con al concepto.

Ponte en contacto con nuestro personal para una cotización vía telefónica (55) 5646 7785, por el WhatsAppBussines +52 (55) 5646 7785 o al correo electrónico contacto@productonika.com. Seguró te brindaremos una solución eficaz para tu evento como organizadores de congresos y convenciones en México.