organizadores de congresos y convenciones en México

5 formas en que los organizadores de congresos pueden ayudarte

Todas las empresas en algún momento requieren realizar eventos empresariales, conferencias o congresos. Algunas veces pueden asignar a personal de la misma empresa para organizarlo, pero antes de que comiences a trabajar, hay una gran cantidad de dificultades por considerar; desde la planificación inicial y la organización de datos, elegir un destino y lugar adecuados, contratar a todos los socios externos, como la empresa de tecnología de audio – visual, atender el evento, entre muchas otras cosas, todo este trabajo lo pueden hacer los organizadores de congresos y convenciones en México.

Además, no deben de olvidarse, quién recibirá a los invitados, coordinar el alojamiento y traslados de cada uno de ellos, quién hablará en las presentaciones, tener la secuencia de cada uno de los speakers o presentadores, mantener informados a los asistentes a lo largo de todo el evento. Sin mencionar la promoción de las conferencias. Esta puede ser una tarea difícil incluso en el mejor de los casos.

Una conferencia mal organizada puede ser un mal reflejo de tu empresa y puede ser una tarea desalentadora,  incluso pensando que eres un buen planificador. Por esta razón, lo que se necesita para organizar una conferencia con éxito, es la contratación de un empresa especializada en organización de eventos. Hay muchas formas en que los profesionales los pueden ayudar, las principales son:

1.      Proporcionar esfuerzos efectivos de promoción y marketing.

Cuando organices un congreso y planifiques una reunión, querrás el tipo correcto de personas ahí. Si cuentas con un organizador de eventos, puede lograr esto por ti a través de esfuerzos de relaciones públicas dirigidos y una elaborada estrategia de marketing digital. Esto se logra mediante el uso de herramientas de marketing efectivas para desarrollar agendas de compromiso para consolidar el impacto y la perpetuidad del evento, especialmente potente para eventos anuales y recurrentes.

Las empresas especializadas en organización de congresos han probado técnicas y promovido muchas conferencias exitosas antes. Si planeas utilizar servicios externos para casi todo lo demás, ¿por qué no dejar que un experto haga el marketing por ti?

2.      Manejo de administración y maximización de presupuesto

Con tanto que considerar, lo último en lo que probablemente pienses es en la administración y el registro que van de la mano con la organización de una conferencia. ¿Piensas en cosas como requisitos dietéticos para tus asistentes, medidas de seguridad o incluso requisitos de movilidad/acceso? Los organizadores de congresos y convenciones en México son expertos en deliberar cada detalle.

Manejarán el cumplimiento de impuestos y el presupuesto de manera efectiva, con base en los objetivos del comité, mientras mantienen un evento de calidad. Además, no solo maximizarán tu presupuesto, sino que te ayudarán a ahorrar en costos. Ellos, entre otras muchas cosas, te ayudarán a evitar posibles sanciones, costos de alquiler de locales inflados y negociarán en tu nombre cuando se trata de emplear cualquier servicio externo para que la conferencia funcione sin problemas.

3.      Ahorrar tiempo

Los proveedores a menudo se aprovechan de los organizadores de conferencias o clientes que los usan por primera vez. Los organizadores de eventos ya han establecido relaciones sólidas con proveedores de eventos basados en la historia y la confianza. Estas relaciones profesionales pueden ser increíblemente beneficiosas. Al final facilitará toda comunicación, negociación, cotización y facturación entre proveedores para tus congresos, también se asegurarán de que los proveedores brinden un excelente servicio a tiempo.

4.      Resolución de problemas

Dado que los organizadores de congresos y convenciones en México profesionales de conferencias han llevado a cabo e implementado con éxito tantas reuniones antes, son muy rápidos para resolver problemas. Lo más probable es que se hayan enfrentado a todos los posibles problemas de organización de conferencias que uno pueda experimentar.

Lo más probable es que si tuviera que orquestar toda la conferencia por su cuenta, estaría tan atrapado en los muchos aspectos que, naturalmente, se perdería algunas cosas. La ventaja de un organizador de evento es que cuentan con un equipo completo de especialistas con experiencia en pensar y manejar incluso las cosas más arbitrarias. Dados sus contactos, experiencia y relaciones con expertos influyentes de la industria, los objetivos se lograrán como lo desee.

5.      Ayudarte a evaluar el éxito de su conferencia

¿Cómo evalúar el éxito de tu conferencia o congreso? ¿Tienes experiencia en informes posteriores a la conferencia? Deberás informar a tus superiores sobre lo que salió bien, lo que salió mal y cómo podrías mejorar a la hora de organizar tu próxima conferencia. Una vez más, los organizadores de eventos CDMX facilitarán todo este proceso, proporcionándote todos los datos que puedas necesitar para evaluar cada aspecto de tu conferencia.

Si esto suena como una solución viable para tu asociación o empresa, ¿por qué no lograr una evento memorable y bien asistido contratando a Productonika como tu organizador profesional de conferencias? Somos una empresa 100% mexicana que ha sido creada para cubrir cualquier necesidad en cuestión de ventos, cubrimos desde congresos, convenciones, conferencias, lanzamientos de marca, presentación de producto, expos y stand, eventos corporativos, team building, kick off, cenas de gala, premiaciones, eventos y fiestas temáticas, hasta cenas de fin de año.

Ofrecemos una producción 360°, que incluye para tus eventos:

  • Idea y/o concepto creativo.
  • Ubicación y contratación del venue.
  • Audiovisual e iluminación especializado y detallado de acuerdo con el lugar y necesidades del evento.
  • Pre y post producción de contenidos y materiales de video.
  • Circuito Cerrado de TV (CCTV) en alta definición, grabación de video en 4K, edición y postproducción en fullHD ó 4K.
  • Construcción de escenografía y display.
  • Sistema de registro por medio de códigos QR y control de asistencia en las sesiones para otorgar constancias y/o acreditaciones.
  • Coordinación y control de escenarios y salones.
  • Elaboración y gestión del minuto a minuto.
  • Optimizamos presupuestos.

Te invitamos a comunicarte con nuestro personal para solicitar un cotización e iniciar la planificación de tus eventos, sin importar el tamaño, tipo o giro de tu empresa. Somos la opción para la organización de eventos México y estamos a tu disposición vía telefónica al (55) 5646 7785, WhatsAppBussines +52 (55) 5646 7785 y al correo electrónico contacto@productonika.com.

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